Patronat Konwentu stanowi formę wyróżnienia i wsparcia dla inicjatyw o istotnym znaczeniu społecznym, kulturalnym, edukacyjnym lub naukowym. Aby uzyskać patronat, konieczne jest spełnienie określonych warunków oraz przejście procedury opisanej poniżej.
Procedura przyznawania Patronatu
- Z wnioskiem o objęcie patronatu występuje Organizator.
- Pisemny wniosek należy przesłać na adres siedziby lub adres e-mail Sekretariatu Konwentu.
- Po otrzymaniu wniosku Sekretariat Konwentu przekazuje Organizatorowi Regulamin, z prośbą o akceptację. W przypadku braku akceptacji wniosek pozostawia się bez rozpatrzenia.
- Po otrzymaniu wniosku, a następnie akceptacji Regulaminu przez organizatora, Sekretariat Konwentu rozsyła do pozostałych Członków Konwentu prośbę o zaopiniowanie możliwości objęcia Patronatem Przedsięwzięcia.
- Organizator może zostać poproszony o złożenie dodatkowych wyjaśnień w sprawie planowanego Przedsięwzięcia.
- Każdy wniosek rozpatrywany jest indywidualnie. W przypadku Przedsięwzięć cyklicznych o objęcie Patronatem należy występować każdorazowo.
- Konwent podejmuje decyzję o przyznaniu bądź odmowie przyznania Patronatu.
- Decyzja konwentu w sprawie objęcia Patronatem ma charakter uznaniowy, nie wymaga uzasadnienia jest ostateczna i nie przysługuje od niej odwołanie.
- O decyzji, o której mowa w ust. 7, Organizator powiadamiany jest pisemnie. Wraz z decyzją pozytywną zostaje przesłane logo Konwentu, w formie elektronicznej, na adres e-mail podany przez Organizatora.
W przypadku przyznania Patronatu Organizator jest zobowiązany do:
- Poinformowania współorganizatorów i uczestników o przyznanym wyróżnieniu.
- Informowania o fakcie otrzymania przyznanego wyróżniania w przekazach medialnych dotyczących Przedsięwzięcia.
- Umieszczenia w materiałach informacyjno-promocyjnych związanych z Przedsięwzięciem informacji o tym fakcie oraz używania logo Konwentu.
- Umieszczenia logo Konwentu w widocznym miejscu, podczas trwania Przedsięwzięcia, które objęto Patronatem.
- Zapewnienia jednego miejsca w Przedsięwzięciu przedstawicieli Konwentu, udział przedstawicieli Konwentu będzie bezpłatny.
- W szczególnie uzasadnionych przypadkach Konwent może odebrać przyznany wcześniej Patronat. O podjętej decyzji Organizator jest informowany niezwłocznie w formie pisemnej.
- Odebranie patronatu nakłada na Organizatora obowiązek bezzwłocznej rezygnacji z używania wyróżnienia w tym obowiązek usunięcia informacji o przyznanym Patronacie oraz rezygnacji z używania logo konwentu.
Postanowienia Końcowe
- Przyznanie i realizacja Patronatu odbywa się na podstawie niniejszego Regulaminu, przyjętego zwykłą większością głosów przez Członków Konwentu.
- Zmian w Regulaminie dokonuje się w trybie właściwym do jego przyjęcia.
- Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania przez Przewodniczącego Konwentu.